Beleidsplan

Periode: 2026 – 2027 (eerste beleidsperiode)
Vastgesteld door het bestuur op: 8 mei 2026
Versie: 1.0

1. Kerngegevens

Bestuur:

• Voorzitter: Hugo van den Toorn
• Penningmeester: Joey Dreijer
• Secretaris: Marina Bochenkova

2. Missie

Stichting Polder Security versterkt de Nederlandse en internationale informatiebeveiligingsgemeenschap door kennisdeling, ontmoeting en talentontwikkeling. Wij zijn er voor de hackers, tinkeraars, professionals en studenten die infosec serieus nemen — laagdrempelig, technisch inhoudelijk, en zonder commercieel oogmerk.

3. Visie

Een veiligere digitale samenleving begint bij een sterke, inclusieve en zelfkritische securitygemeenschap. Door jaarlijks een hoogwaardig, community-gedreven evenement te organiseren — BSides Amsterdam — en dit aan te vullen met workshops, CTF’s en meetups, creëren wij ruimte waarin kennis vrij stroomt, jong talent zichtbaar wordt en verantwoord beveiligingsonderzoek wordt aangemoedigd.

4. Doelstelling

Conform artikel 2 van de statuten heeft de stichting de volgende doelstellingen:

a. het bevorderen en behartigen van de belangen van professionals, studenten en overige belangstellenden op het gebied van informatiebeveiliging en technologie; b. het bevorderen van een inclusieve gemeenschap en het verbeteren van de onderlinge verbindingen tussen personen en organisaties, nationaal en internationaal; c. het bevorderen en verspreiden van kennis over cybersecurity, informatiebeveiliging en aanverwante disciplines; d. het stimuleren van de toepassing van informatiebeveiliging binnen bedrijven, overheid, onderwijs en het maatschappelijk middenveld; e. het stimuleren van verantwoord en zorgvuldig beveiligingsonderzoek en ethisch handelen; f. het verrichten van alle verdere handelingen die met het voorgaande in de ruimste zin verband houden.

De stichting beoogt nadrukkelijk geen winst (artikel 2 lid 3 statuten). Een eventueel batig saldo wordt volledig aangewend ter realisatie van de statutaire doelstellingen.

5. Activiteitenplan 2026 – 2027: BSides Amsterdam als zwaartepunt

De primaire activiteit van de stichting is het jaarlijks organiseren van BSides Amsterdam. BSides is een community-gedreven, non-profit infosec-conferentie naar internationaal model. Rond dit jaarlijkse hoogtepunt bouwt de stichting een continue programmering van kleinere activiteiten.

5.1 Jaarcyclus BSides Amsterdam

5.2 Kernprincipes BSides Amsterdam

• Community first: programma en locatie worden gekozen op inhoud, niet op commerciële belangen.
• Toegankelijk: ticketprijzen minimaal, enkel om deelname te stimuleren. Niet winstgevend; studenten en mensen zonder werkgeversbudget krijgen toegang via beurzen of een tweede tariefstaffel.
• Inhoudelijk hoog: dubbelblinde review van CFP-voorstellen door een onafhankelijke programmacommissie.
• Inclusief: actief beleid op diversiteit van sprekers, deelnemers en vrijwilligers; gedragscode (Code of Conduct) met handhavingsprocedure.
• Verantwoord onderzoek: sprekers committeren zich aan responsible disclosure waar relevant.

5.3 Aanvullende activiteiten

Naast BSides organiseert of ondersteunt de stichting:

• Hands-on workshops en trainingssessies door het jaar heen, vaak gekoppeld aan thema’s uit de conferentie;
• Capture the Flag (CTF) wedstrijden, zelfstandig of in samenwerking met universiteiten en hogescholen;
• Meetups ter versterking van de gemeenschap tussen edities door;
• Talentontwikkeling: mentoring en (op termijn) beurzen voor studenten en beginnende sprekers;
• Publicaties van educatieve content en onderzoeksuitkomsten;
• Samenwerking met onderwijsinstellingen en met (inter)nationale zusterstichtingen.

6. Wijze van fondsenwerving

De stichting verwerft inkomsten op de volgende manieren (conform artikel 3 statuten):

1. Sponsorbijdragen van bedrijven en organisaties die de doelstelling van de stichting onderschrijven, gestructureerd in transparante sponsorpakketten zonder invloed op het inhoudelijke programma;
2. Toegangskaarten voor BSides Amsterdam en betaalde deelname aan workshops/trainingen, kostendekkend geprijsd;
3. Donaties en giften van particulieren en organisaties;
4. Subsidies en fondsen van overheid, onderwijsfondsen en maatschappelijke organisaties;
5. Erfstellingen en legaten (uitsluitend onder voorrecht van boedelbeschrijving);
6. Overige baten, bijvoorbeeld inkomsten uit gerelateerde merchandise of publicaties, mits in lijn met de doelstelling.

Het bestuur is op grond van de statuten niet verplicht bijdragen van derden te accepteren wanneer aan deze bijdragen voorwaarden worden gesteld die strijdig zijn met de doelstelling van de stichting (artikel 3 lid 2). Sponsoring leidt nooit tot inhoudelijke invloed op de programmering.

7. Beheer en besteding van het vermogen

7.1 Beheer

• Het vermogen wordt aangehouden op een Nederlandse zakelijke betaalrekening op naam van de stichting;
• Betalingen worden uitgevoerd onder het vier-ogen-principe: penningmeester én een tweede bestuurder zijn gezamenlijk bevoegd;
• De penningmeester voert een sluitende administratie zoals voorgeschreven in artikel 3 lid 4 van de statuten, waarin aard en omvang van inkomsten, kosten en vermogen duidelijk blijken;
• De stichting houdt niet meer vermogen aan dan redelijkerwijs nodig is voor de continuïteit van de voorziene werkzaamheden, in het bijzonder voor het kunnen vóórfinancieren van de eerstvolgende editie van BSides Amsterdam (locatie, techniek, aanbetalingen);
• Het bestuur stelt jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en staat van baten en lasten vast en publiceert deze op de website.

7.2 Besteding

De ingezamelde middelen worden uitsluitend besteed aan activiteiten die bijdragen aan de statutaire doelstelling. Indicatieve bestedingscategorieën:

De kosten van fondsenwerving en beheer staan in redelijke verhouding tot de bestedingen aan de doelstelling (artikel 3 lid 5 statuten en de Belastingdienst-eis). Het bestuur streeft naar minimaal 90% bestedingen aan doelactiviteiten.

7.3 Bij opheffing

Bij ontbinding van de stichting wordt een eventueel batig liquidatiesaldo besteed aan een ANBI met een soortgelijke doelstelling, dan wel een buitenlandse instelling die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend het algemeen nut beoogt en een soortgelijke doelstelling heeft (artikel 24 lid 2 statuten).

8. Bestuur en beloningsbeleid

De stichting wordt bestuurd door ten minste drie bestuurders. Bestuurders worden benoemd voor een periode van één jaar en zijn herbenoembaar (artikel 4 lid 3 statuten).

Beloningsbeleid: De bestuurders ontvangen voor hun bestuurswerkzaamheden geen beloning. Zij hebben uitsluitend recht op vergoeding van werkelijk gemaakte onkosten in de uitoefening van hun functie (artikel 4 lid 6 statuten). Er is geen vacatiegeld. Vrijwilligers die zich inzetten voor activiteiten van de stichting werken eveneens onbezoldigd; reële onkosten kunnen worden vergoed binnen door het bestuur vastgestelde grenzen.

Mochten op termijn werknemers of een directeur worden aangesteld (artikel 19 statuten), dan geschiedt dat tegen een marktconforme, maar bescheiden beloning passend bij een non-profit, vast te stellen door het bestuur.

Integriteit: De bestuurders verklaren de afgelopen vier jaar niet onherroepelijk te zijn veroordeeld voor:

• het aanzetten tot haat, geweld of het gebruik van geweld;
• een misdrijf gepleegd in de uitoefening van een (eerdere) bestuursfunctie van een ANBI;
• een misdrijf gepleegd in hun hoedanigheid dat een ernstige inbreuk op de rechtsorde oplevert.

Hiermee voldoet de stichting aan de integriteitseisen die de Belastingdienst aan een ANBI stelt. Een belangenconflictregeling is opgenomen in artikel 7 lid 11 en artikel 9 lid 4 van de statuten.

9. Verantwoording en publicatieplicht

In lijn met artikel 22 van de statuten en de ANBI-publicatieplicht publiceert de stichting op haar website ten minste:

• naam, RSIN en KvK-nummer;
• contactgegevens;
• doelstelling;
• hoofdlijnen van dit beleidsplan;
• bestuurssamenstelling, namen en functies van de bestuurders;
• beloningsbeleid;
• een actueel verslag van de uitgeoefende activiteiten;
• de financiële verantwoording (balans en staat van baten en lasten).

Tot het eerste boekjaar is afgesloten worden de begroting en het activiteitenplan gepubliceerd; vanaf 2027 het jaarverslag over het voorgaande boekjaar.

Wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de ANBI-status meldt de stichting bij het ANBI-team van de Belastingdienst (artikel 23 statuten).

10. Begroting

De begroting voor boekjaar 2026 is gebaseerd op de werkelijke kosten en inkomsten van BSides Amsterdam 2025 (georganiseerd door de community vóór oprichting van de stichting), geschaald naar de verdubbeling van het aantal deelnemers van circa 300 naar circa 600. Bedragen zijn indicatief; de definitieve begroting wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld en gepubliceerd.

10.1 Vergelijking BSides Amsterdam 2025 (actueel) en 2026 (begroot)

10.2 Toelichting

• Schaalvergroting: BSides 2026 verdubbelt het aantal deelnemers. Locatiekosten stijgen het sterkst (van €25.765 voor 300 deelnemers naar €70.000 voor 600). AV en branding schalen mee; overhead-posten (Sessionize, Proton, fotografie) blijven nagenoeg gelijk.
• Catering (nieuw): in 2025 was catering inbegrepen in de locatiekosten; voor de editie 2026 wordt dit als aparte post geraamd op circa €20 per deelnemer (lichte lunch, koffie en drinks gedurende de dag).
• Sprekersvergoeding (nieuw): een budget van maximaal €10.000 voor reis- en verblijfsvergoeding van sprekers, zodat sprekers zonder werkgeversbudget volwaardig kunnen deelnemen. In 2025 droegen sprekers hun eigen kosten.
• Vrijwilligers ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden. Reële onkosten kunnen worden vergoed binnen door het bestuur vastgestelde grenzen.
• Notaris- en oprichtingskosten zijn eenmalig in 2025 betaald uit het positief saldo van BSides Amsterdam 2025 en betreffen de oprichting van de stichting in mei 2026.
• Onvoorziene kosten 2025: de werkelijke editie-uitgaven kwamen circa € 6.000 hoger uit dan op basis van het kostenoverzicht voorzien. Het netto saldo van BSides Amsterdam 2025 bedraagt daarmee € 1.941, dat als opstartkapitaal aan de stichting wordt geschonken.
• Begroot saldo 2026: het beoogde positieve saldo van € 4.000 wordt toegevoegd aan de continuïteitsreserve voor pre-financiering van de eerstvolgende editie van BSides Amsterdam.

10.3 Bestedingsverhouding

Van de totale lasten in 2026 vloeit circa 97% naar directe doelactiviteiten (locatie, catering, AV, branding, sprekersvergoeding, fotografie, programma-platforms en CTF). Niet-doelgebonden overhead — bank- en administratiekosten en e-mail — blijft onder 3%. Hiermee voldoet de stichting ruim aan de ANBI-eis van een redelijke verhouding tussen beheerkosten en bestedingen (artikel 3 lid 5 statuten).

11. Verantwoording per jaar

Hieronder publiceert de stichting per boekjaar de relevante documenten. Nieuwe jaren worden onderaan toegevoegd.

2026 — lopend boekjaar (8 mei – 31 december)

• Beleidsplan 2026 – 2027 — deze pagina
• Activiteitenverslag 2026 — publicatie binnen zes maanden na afloop boekjaar
• Financiële verantwoording 2026 — publicatie binnen zes maanden na afloop boekjaar

Dit beleidsplan wordt herzien zodra de actualiteit daarom vraagt en in elk geval na elke editie van BSides Amsterdam, op basis van de evaluatie en de financiële verantwoording.